Privatlivspolitik for Rekrutteringsaktiviteter

Senest opdateret 12. december 2023

1. DATAANSVARLIG

1.1 Basico P/S, CVR 35852190, Philip Heymans Alle 3, 5. sal, 2900 Hellerup.

1.2 Vi gør opmærksom på, at vi er fælles dataansvarlig med LinkedIn Corporation, 1000 W. Maude Ave Sunnyvale, CA 94085, USA for de aktiviteter, der finder sted på LinkedIn’s platform. LinkedIn’s betingelser for brug af deres services gør dem ansvarlig for deres egne behandlinger af dine personoplysninger, som du kan læse om i deres privatlivspolitik, mens vi ligeledes er ansvarlige for vores egne behandlinger af dine personoplysninger, som du kan læse om i denne privatlivspolitik.

2. BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER

2.1 I forbindelse med vores rekrutteringsaktiviteter, vil vi som dataansvarlig behandle en række personoplysninger om mulige kandidater til stillinger hos os selv eller vores kunder.

2.2 Vilkårene for vores behandling af personoplysninger og kandidaternes personlige rettigheder, er beskrevet nærmere i denne privatlivspolitik.

3. FORTROLIGHED

3.1 Vi behandler naturligvis alle personoplysninger fuldt fortroligt, medmindre andet aftales direkte med dig som datasubjekt. Det betyder, at vi ikke deler oplysninger om dig med uvedkommende.

3.2 Dine offentligt tilgængelige personoplysninger betragtes ikke i sig selv som fortrolige, men enhver kontekst de anvendes i af os i forbindelse med rekruttering er omfattet af fortroligheden.

3.3 Vores evt. eksterne samarbejdspartnere, vil være pålagt samme grad af fortrolighed, som beskrevet oven for.

4. FORMÅL, BEHANDLINGSGRUNDLAG OG PERSONOPLYSNINGER

4.1 Rekrutteringsaktiviteterne hos Basico dækker:

• Ansøgere til stillinger i Basico (opfordret og uopfordret) (herefter ”Ansøgere”).
• Kandidater til stillinger hos kunder eller hos Basico (fastansatte og selvstændige samarbejdspartnere), som identificeres på baggrund af søgninger (herefter ”Kandidater”).

4.2 I det følgende kan du læse om hver af disse behandlingsaktiviteter.

ANSØGERE

Behandlingens formål

Vi behandler personoplysninger om dig som Ansøger for at tage stilling til, om vi vil tilbyde dig en stilling.

Kategorier af personoplysninger

Almindelige personoplysninger

• Navn
• Adresse
• Mail
• Motiveret ansøgning
• CV el.lign. erfaringsoversigt
• Karakterudskrift
• Offentligt tilgængelige, valide oplysninger, herunder f.eks. fra anerkendte nyhedsmedier eller ansøgerens profiler på SoMe eller øvrige opslag mv.
• Referat af samtaler i forbindelse med rekrutteringsforløbet
• Referencer (med specifik accept fra dig)
• Personlighedstest

Følsomme personoplysninger

• Ingen

Oplysninger om strafbare forhold

• Straffeattest (kun undervejs i forløbet tættere på ansættelse og hvis det er afgørende for stillingen, f.eks. ved økonomisk ansvar el.lign.)

Behandlingsgrundlag

Det juridiske grundlag for behandling af almindelige personoplysninger om Ansøgere er GDPR art. 6(1)(f) om behandling der er nødvendig for, at den dataansvarlige eller en tredjemand kan forfølge en legitim interesse, medmindre den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger, går forud herfor.

Vores legitime interesse består i, at du selv deltager aktivt i ansættelsesforløbet, og at vi ikke behandler oplysninger, der går videre end det er sædvanligt for ansættelsesforløb. Derudover følger vi HR-forskrifter og principper, herunder regler og love om ligebehandling.

Det juridiske grundlag for behandling af oplysninger om strafbare forhold er GDPR art. 10(1), jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 2. led og GDPR art. 6(1)(f) (legitim interesse som beskrevet oven for). Vi behandler kun oplysninger om strafbare forhold i det omfang, du frivilligt har sendt din straffeattest med din ansøgning, eller hvis vi har bedt om den, fordi der er tale om en særlig betroet stilling, hvor vores kendskab til din straffeattest har afgørende betydning for den opgave, du udfører hos os. Som eksempel på dette kan nævnes stillinger med væsentlige økonomiske beføjelser, hvor det har afgørende betydning for os, at du ikke tidligere har været straffet for økonomiske forbrydelser, hvidvask eller bestikkelse.

Kilder

• Dig som Ansøger
• SoMe
• Anerkendte nyhedsmedier
• Referencer (med din accept)

Opbevaringsperiode

Vi opbevarer dine personoplysninger i op til 2 år fra modtagelse (første henvendelse). Opbevaringen sker med henblik på at færdiggøre ansættelsesforløbet, beskytte os mod krav efter lovgivningen mod forskelsbehandling, samt for, at du kan komme i betragtning til eventuelle fremtidige stillinger, som er relevante for din profil. Hvis du ønsker en kortere opbevaringsperiode, har du mulighed for at meddele os det ved at gøre indsigelse (se nedenfor afsnit 6).

KANDIDATER

Behandlingens formål

Vi behandler personoplysninger om dig som Kandidat for at undersøge, om der er grundlag for at rekruttere dig til en kunde eller hos os selv.

Kategorier af personoplysninger

Almindelige personoplysninger

• Navn
• Stilling
• Uddannelse
• Offentligt tilgængelige, valide oplysninger, herunder f.eks. fra anerkendte nyhedsmedier eller ansøgerens profiler på SoMe eller øvrige opslag mv.
• Personlighedstest
• Referencer (med specifik accept fra dig)

Følsomme personoplysninger

• Ingen

Oplysninger om strafbare forhold

• Straffeattest (kun undervejs i forløbet tættere på ansættelse og hvis det er afgørende for stillingen, f.eks. ved økonomisk ansvar el.lign.)

Behandlingsgrundlag

Det juridiske grundlag for behandling af personoplysninger om Kandidater, er GDPR art. 6(1)(f) om behandling der er nødvendig for, at den dataansvarlige eller en tredjemand kan forfølge en legitim interesse, medmindre den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger, går forud herfor.

Vores legitime interesse består i, at vi anvender offentligt tilgængelige oplysninger, som er valide og ajourførte – typisk fra Kandidaten selv. Hvis en Kandidatsøgning udvikler sig hen imod et muligt ansættelsesforløb, vil der etableres kontakt med Kandidaten, som derefter vil have mulighed for at varetage sine egne interesser.

Det juridiske grundlag for behandling af oplysninger om strafbare forhold er GDPR art. 10(1), jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 2. led og GDPR art. 6(1)(f) (legitim interesse som beskrevet oven for). Vi behandler kun oplysninger om strafbare forhold, hvis oplysningerne er tilgængelige og det er relevant for vores konkrete vurdering af Kandidaten. Som eksempel på dette kan nævnes stillinger med væsentlige økonomiske beføjelser, hvor det har afgørende betydning, at Kandidaten ikke tidligere har været straffet for økonomiske forbrydelser, hvidvask eller bestikkelse.

Kilder

• SoMe, herunder særligt LinkedIn
• Anerkendte nyhedsmedier
• Kandidaten selv
• Referencer (med specifik accept fra Kandidaten)

Opbevaringsperiode

Vi opbevarer personoplysninger om Kandidater, så længe vi finder dem relevante til opfyldelse af vores formål. Vi har indarbejdet interne retningslinjer for sletning, der sikrer, at vi tager stilling til hver Kandidats oplysninger minimum hvert andet år. Hvis en kortere opbevaringsperiode ønskes, har Kandidater mulighed for at meddele os det ved at gøre indsigelse (se nedenfor afsnit 6).

Særligt om oplysningspligten

I forbindelse med vores rekrutteringsaktiviteter for Kandidater, opfylder vi oplysningspligten i faser, der falder naturligt ind i aktiviteten. Det betyder, at vi på baggrund af GDPR art. 14(5)(b) gør vores privatlivspolitik offentligt tilgængelig på vores hjemmeside. Når rekrutteringsaktiviteterne går ind i en fase, hvor Kandidaterne kontaktes af os, henviser vi direkte til privatlivspolitikken i forbindelse med denne kontakt.

Vi anvender dermed art. 14(5)(b) fordi meddelelse til samtlige Kandidater vil kræve en uforholdsmæssigt stor indsats og under visse omstændigheder kan gøre det umuligt eller i alvorlig grad vil hindre opfyldelse af formålene med rekrutteringsaktiviteterne. Den faseopdelte opfyldelse af oplysningspligten er en del af vores passende foranstaltninger for at beskytte den registreredes rettigheder og frihedsrettigheder.

5. OVERFØRSEL AF PERSONOPLYSNINGER

5.1 I forbindelse med IT-drift, herunder hosting, udvikling og support, kan vi i visse tilfælde overføre personoplysninger til selskaber, som er etableret i et land uden for EU/EØS. Når vi overfører dine personoplysninger til tredjeparter uden for EU og EØS, sikrer vi, at dine personoplysninger og databeskyttelsesrettigheder er beskyttet på passende vis ved at sikre enten:

• at der implementeres supplerende foranstaltninger for de tredjelande, hvor lovgivningen i det pågældende land gør det aktuelt.
• at der anvendes standardkontrakter, som er godkendt af Europa-Kommissionen eller Datatilsynet
• at der implementeres supplerende foranstaltninger for de tredjelande, hvor lovgivningen i det pågældende land gør det aktuelt.

5.2 Du kan få nærmere oplysninger om vores overførsel af dine personoplysninger til tredjelande ved at skrive til os.

6. DINE RETTIGHEDER

6.1 Du er til enhver tid berettiget til at spørge os om, hvilke oplysninger vi behandler om dig. Du kan ligeledes bede os om at berigtige forkert data og slette eller gøre indsigelse mod eller begrænse vores fortsatte behandling.

6.2 Vi gør opmærksom på, at du ikke kan udøve dine rettigheder i strid med vores fortsatte behandling, hvis vores fortsatte behandling konkret er nødvendig for, at vi kan forfølge vores legitime interesser, f.eks. i aktuelle eller potentielle retstvister.

6.3 Ønsker du at rette henvendelse til os om brugen af dine personoplysninger, bedes du skrive en mail til os på: gdpr@basico.dk.

6.4 Ønsker du at klage over vores behandling af dine personoplysninger, kan du henvende dig til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Tlf. 33 19 32 00, dt@datatilsynet.dk. Vi opfordrer dig venligt til at kontakte os først.